Características

¿Qué tipo de características debe tener el software contable ideal? ¿Qué debe de buscar antes de comprar o contratar ninguno de ellos? Desde Gerencie tenemos claro que si un software no cumple los siguientes 10 puntos, no merece la pena gastarse el dinero en él.

Adaptable

El software contable debe ser tan adaptable como la plastilina. Cada empresa es un mundo y tiene necesidades distintas, por lo que no se puede programar todo de la misma forma para cada cliente.

Es evidente que un freelance debe tener la posibilidad de configurar el programa de una forma distinta a la que la hace una pequeña empresa. El software de contabilidad debe permitir que cada usuario se cree su "propio" software personalizado dentro del mismo.

Con opción a hacer backups

Aunque los datos se guarden en la nube, no podemos poner todas nuestras esperanzas en ella. Hay que hacer backups de forma regular, guardar todos los datos y asegurarnos ante cualquier fallo informático.

Si el programa hace backups de forma automática, mejor que mejor, pero como mínimo debe dar la posibilidad al usuario de hacer sus propias copias de seguridad.

Integrable con otros programas

Hay decenas de programas de contabilidad en el mercado, pero poco a poco todos se van configurando de una forma en la que todos "se entienden". Es decir, que si yo envío información desde el mío, aunque esté "codificada" en un software contable distinto, ambos saben extraer los datos de forma similar.

De nada serviría tener un programa contable con el que enviemos documentos que nadie puede interpretar, ¿verdad?

Personalizable en niveles de usuario

Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que se creen varias capas de usuarios con jerarquías. Es útil que el software permita que haya un administrador y varios usuarios, los cuales solo tengan permitido editar ciertos datos.

Por ejemplo, imagine poder dar acceso al departamento de compras a la parte exclusiva para añadir facturas de compra, mientras que al departamento de ventas solo le permitiría crear facturas con los ingresos que va recibiendo. De esta forma se ahorra muchos errores.

Capaces de soportar mucha información

¿De qué serviría un software contable que se bloquee si metemos 200 facturas de forma instantánea? El programa debe ser capaz de soportar cualquier subida de información y de guardar todos los datos.

En este caso hay muchos programas de facturación online que cobran en función del número de facturas emitidas, ya que cuantas más emita más gasto les supone a ellos.

Fáciles de usar

Si se utiliza el programa para facilitar la contabilidad, no tendría mucho sentido que fuera complicado. El software debe ser intuitivo, muy fácil de usar y con una curva de aprendizaje casi nula.

Para que se haga una idea, cualquier persona con un mínimo de conocimiento debería ser capaz de usarlo. Y además, todo el software debería estar apoyado por un soporte y documentos de ayuda.

Generadores de informes

Si se limita a extraer datos que introducidos y hacer cálculos, el programa no sirve para nada. Necesitamos informes, conclusiones y que nos aporte valor real más allá de los datos.

Huya de los programas que son simples "calculadoras", para eso ya tenemos las de toda la vida.

Seguros

Como hemos comentado, la mayoría de programas de contabilidad funcionan en la nube. Eso hace que la seguridad sea un punto primordial, pues está claro que no queremos que nadie vea nuestras cuentas.

Analice cuáles son los protocolos de seguridad que lleva a cabo el software y preste especial atención a este punto. Un fallo de seguridad y todas sus cuentas podrían verse al descubierto.

Escalables

Aunque existan softwares especializados en diferentes sectores como los freelances, grandes empresas o las asesorías, el que usted compre debe ser escalable. Si usted hoy trabaja solo, pero mañana tiene una empresa de 20 empleados, debería de poder seguir usando el mismo.

Si piensa que va a crecer en un futuro y ve que su programa de contabilidad no es escalable, es mejor que busque otro para no tener que volver a aprender a usar uno nuevo en el futuro.

Compatibles

La última característica es la más evidente: si el software de contabilidad no es compatible con su sistema operativo o navegador preferido, no tiene sentido que lo compre. Revise bien las especificaciones técnicas antes de lanzarse a hacerlo.